modul belajar excel

Microsoft Excel

Pendahuluan

Microsoft Excel adalah General Purpose Electronic Spreadsheet yang bekerja dibawah Sistem  Operasi  Windows.  Microsoft  Excel  dapat  digunakan  untuk  menghitung  angka-angka, bekerja dengan  daftar data,  dan menganalisa data-data serta  mempresentasikannya ke dalam bentuk grafik/diagram.

Pengenalan Layar Kerja MS Excel

Contol Menu

Toolbar

Name

Box

Title Bar                  Formula Bar                 Menu Bar

Pointer          Tabulasi            Status Bar                       Lembar Kerja                      Scroll Bar

MS Excel

Catatan  :

Gambar 1. Tampilan area kerja MS Excel

·      Formula  Bar  adalah  :  tempat  dimana  kita  menuliskan  rumus  formula,  tapi  harus  diingat bahwa  penulisan  rumus  formula  bukan  berupa  angka   melainkan alamat cell / cell addressnya.

Setiap  kali  menuliskan  formula  yang  diperlukan  harus  selalu  diawali  dengan  tanda  sama dengan (=………) atau tanda tambah (+………).

·      Name Box adalah : tempat yang menunjukkan alamat dari cell / address cell yang ditunjuk oleh pointer.

Sistem Informasi UKDW 2005 - Tutorial Microsoft Excel                                                                                                  1/16

Name  box  mencatat  alamat  cell  pointer  dengan  diawali  pencatatan  nama  kolom  (A-IV)

selanjutnya nomor baris (1-65536), sebagai contoh :

→ cell B5 dibaca kolom ke-2 ( yakni kolom B) baris ke-5.

Mengatur Gerak Cell Pointer

Enter            : memindahkan cell pointer dari atas ke bawah Shift Enter : memindahkan cell pointer dari bawah ke atas Tab       : memindahkan cell pointer dari kiri ke kanan Shift Tab      : memindahkan cell pointer dari kanan ke kiri Page Up       : 1 layar ke atas

Page down   : 1 layar ke bawah

: ke kiri, kanan, atas, dan bawah

Ctrl            /            : ke batas data yang paling kiri atau kanan

Ctrl       /                 : ke batas data yang paling atas atau bawah

Ctrl End        : menuju ke data yang paling akhir

Ctrl Home      : menuju ke awal cell (A1)

Home           : kembali ke kolom A pada baris yang sama

F5                : menuju ke cell tertentu do Worksheet

Jenis Data pada Cell

1.   Konstanta, terdiri dari 4 jenis type data yakni :

·      Character          :  semua  huruf  dan  angka  yang  tidak  dapat  digunakan  dalam

		melakukan perhitungan yakni A-Z, a-z, dan 0-9
·	Numeric	:  angka  yang  dapat  digunakan  dalam  melakukan  perhitungan
		yakni 0-9
·	Date	: data tanggal
·	Time	: data waktu

2.   Formula seperti rumus yang selalu diawali dengan tanda sama dengan (=………) atau

tanda tambah (+………). Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

Sistem Informasi UKDW 2005 - Tutorial Microsoft Excel                                                                                                  2/16

Bentuk Kursor

Bentuk Kursor	Aksi jika mouse di-drag	Posisi Mouse Pointer
	Membuat Blok, memilih daerah yang akan diolah	Ditengah-tengah cell yang sedang dipilih
	Menyalin Blok ke cell yang dilaluinya	Disebelah kanan bawah cell yang sedang dipilih
	Memindahkan Blok ke cell yang dituju mouse	Ditepi (garis batas) cell yang sedang dipilih

Menyalin isi cell

Untuk menyalin isi suatu cell ke cell-cell yang terletak pada bagian bawahnya dapat dilakukan dengan prosedur berikut ini :

Þ   Pilih blok yang akan disalin lalu letakkan kursor ┼ pada sebelah kanan bawah cell yang akan di-copy lalu ke daerah yang masih belum ada rumus formulanya.

Membuat judul di tengah tabel

Untuk membuat judul di tengah tabel maka dilakukan langkah sebagai berikut ini :

Þ   Ketik terlebih dahulu kata yang menjadi judul pada kolom yang paling pertama (A...). Blok kolom sampai ke kolom paling akhir tabel. Gunakan toolbar merge and center seperti dibawah ini.

Sistem Informasi UKDW 2005 - Tutorial Microsoft Excel                                                                                                  3/16

Lalu gunakan toolbar merge and center

Merge and Center                                          Borders

Gambar 2. Tombol Merge and Center pada Toolbar

Pengeditan dan Pemformatan Worksheet

Pengeditan Worksheet

Pengeditan dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu :

1.   Tekan F2 di keyboard pada cell yang akan diedit

2.   Double klik pada cell yang mau diedit

3.   Mengedit pada Formula Bar

Perintah untuk Pengeditan

Gambar 3. Menu Bar “Edit”

Sistem Informasi UKDW 2005 - Tutorial Microsoft Excel                                                                                                  4/16

·      Fill                               : menyalin data ke lokasi worksheet yang berdekatan

Perintah fill terdiri dari empat pilihan :

1.	Up	: isi data pada cell dari bawah ke atas
2.	Down	: isi data pada cell dari atas ke bawah
3.	Left	: isi data pada cell dari kanan ke kiri
4.	Right	: isi data pada cell dari kiri ke kanan

·      Delete                          : untuk menghapus cell beserta dengan isinya.

1.   Tombol   Delete   :   menghapus   isi   cell   terpilih   tanpa   memindahkan   pilihan   dari worksheet

2.   Shift Cell Left     : menggeser cell ke kiri

3.	Shift Cell Up	: menggeser cell ke atas
4.	Entire Row	: menghapus 1 baris
5.	Entire Column	: menghapus 1 kolom

Gambar 4. Kotak Dialog “Delete”

·      Delete Sheet                : untuk menghapus sheet yang sedang aktif

·      Move or Copy Sheet   : untuk memindahkan atau menggandakan sheet yang sedang aktif

Nama file yang memuat sheet yang akan dipindahkan atau digandakan

Sheet yang akan dipindahkan atau digandakan

Jika melakukan penggandaan sheet maka check box ini harus diberi tanda centang ( √ )

Gambar 5. Kotak Dialog “Move or Copy”

Sistem Informasi UKDW 2005 - Tutorial Microsoft Excel                                                                                                  5/16

Perintah untuk Pemformatan Worksheet

Gambar 6. Menu Bar “Format”

·      Cells…       : mengatur format dari komponen yang berhubungan dari cell

Adapun komponen-komponen yang dapat diformat yakni :

∼      number (format type data)

∼      alignment (format tampilan vertikal, horizontal, dan derajat kemiringan)

∼      font (format tulisan)

∼      border (format garis)

∼      patterns(format warna pada cell)

∼      protection (mengunci ataupun menyembunyikan cell)

Gambar 7. Kotak Dialog “Format Cells”

·      Row           : mengatur format dari baris

1.	Height	: mengatur panjang dari suatu baris
2.	Autofit	: mengembalikan ke ukuran baris yang standart
3.	Hide	: menyembunyikan baris yang ditunjuk

Sistem Informasi UKDW 2005 - Tutorial Microsoft Excel                                                                                                  6/16

4.   Unhide       :  mengembalikan  baris  yang  baru  saja  dilakukan  hide  (baris  yang tersembunyi)

Gambar 8. Menu “Row”

·      Column      : mengatur format dari kolom

1.	Width…	: mengatur lebar dari suatu kolom
2.	Autofit Selection	: mengembalikan ke ukuran kolom yang standart
3.	Hide	: menyembunyikan kolom yang ditunjuk
4.	Unhide	:  mengembalikan  kolom  yang  baru  saja  dilakukan  hide	(baris
		yang tersembunyi)
5.	Standard Width…	: mengatur standart lebar dari suatu kolom

Gambar 9. Menu “Column”

·      Sheet          : mengatur format dari sheet yang sedang aktif

1.	Rename	: mengganti nama sheet yang sedang aktif
2.	Hide	: menyembunyikan sheet yang sedang aktif
3.	Unhide	: Menampilkan kembali sheet yang baru saja dilakukan hide (sheet
		yang tersembunyi)
4.	Background	: memberi gambar sebagai background dari layar kerja MS Excel

5.   Tab Color    : memberi warna pada garis bawah tulisan nama sheet

Sistem Informasi UKDW 2005 - Tutorial Microsoft Excel                                                                                                  7/16

Gambar 10. Menu “Sheet”

Pemakaian Fungsi pada MS Excel

Operator Perhitungan MS Excel

Penjumlahan,   pengurangan,   perkalian,   pembagian,   dan   pangkat   dilakukan   dengan   cara menuliskan alamat selnya bukan angkanya pada formula bar.

Misal : Penjumlahan      : =A1+B1 atau +A1+B1.

Pengurangan      : =A1-B1 atau +A1-B1. Perkalian           : =A1*B1 atau +A1*B1. Pembagian          : =A1/B1 atau +A1/B1. Pangkat 2                         : = A1^2 atau A1^2.

Fungsi Bantu Statistik

1.	Max (Range)	: mencari nilai terbesar dari suatu range.
2.	Min (Range)	: mencari nilai terkecil dari suatu range.

3.	Sum (Range)	: mencari jumlah dari isi data yang terdapat pada suatu range.
4.	Average (Range)	: mencari nilai rata-rata dari suatu range.

5.   Count (Range)          : mencari jumlah data yang terdapat pada suatu range.

Contoh Soal :

Carilah rumus formula untuk menghasilkan nilai yang berwarna merah dibawah ini!

Sistem Informasi UKDW 2005 - Tutorial Microsoft Excel                                                                                                  8/16

Cara pengerjaan :

¾     Jumlah Nilai pada cell F6 adalah “=Sum(C6:E6)” atau “+C6+D6+E6”

¾     Total Nilai Kelas pada cell C16 adalah “=Sum(C6:C15)”

¾     Rata-rata Nilai Kelas pada cell C17 adalah “=Average(C6:C15)”

¾     Nilai Terendah pada cell C18 adalah “+Min(C6:C15)”

¾     Nilai Terbesar pada cell C19 adalah “+Max(C6:C15)”

¾     Jumlah Data pada cell C20 adalah “+Count(C6:C15)”

Untuk nilai TAS dan nilai Praktikum, dapat dilakukan penggandaan rumus formula / melakukan copy rumus hanya dengan menggerakkan kursor ┼ pada sebelah kanan bawah cell yang akan

di-copy lalu ke daerah yang masih belum ada rumus formulanya.

Selanjutnya lepaskan klik maka hasilnya :

Fungsi Kelompok Text

1.   Left      : mengambil karakter yang ada di sebelah kiri dari satu kesatuan karakter.

Penulisan : =LEFT(teks, jumlah_karakter)

2.   Right    : mengambil karakter yang ada di sebelah kanan dari satu kesatuan karakter.

Sistem Informasi UKDW 2005 - Tutorial Microsoft Excel                                                                                                  9/16

Penulisan : =RIGHT(teks, jumlah_karakter)

3.   Mid      : mengambil karakter yang ada di tengah dari satu kesatuan karakter.

Penulisan : =MID(teks, angka_awal, jumlah_karakter)

4.   Upper   :  mengubah  semua  karakter  dalam  setiap  kata  yang  ada  pada  suatu  teks menjadi huruf besar / kapital.

Contoh : =UPPER(“saya”) menghasilkan SAYA

5.   Lower   :  mengubah  semua  karakter  dalam  setiap  kata  yang  ada  pada  suatu  teks menjadi huruf kecil.

Contoh : =LOWER(“SAYA”) menghasilkan saya

6.   Proper  :  mengubah  karakter  pertama  dalam  setiap  kata  yang  ada  pada  suatu  teks menjadi huruf besar / kapital dan mengubah huruf berikutnya dengan huruf kecil.

Contoh : =PROPER(“saya sedang praktikum”) menghasilkan Saya Sedang Praktikum

7.   Len      :   mengambil   karakter   terkiri   sejumlah   yang   dinyatakan   pada   argumen jumlah_karakter.

Contoh : =UPPER(“Praktikum”) menghasilkan 9

8.   Text      : mengubah angka menjadi teks dengan jumlah desimal sesuai yang dinyatakan pada argumen format_teks.

Penulisan : =TEXT(angka, format_teks)

Contoh : =TEXT(100/4,“0.00”) menghasilkan 25.00

9.   Dollar    :  mengubah  angka  menjadi  teks  mata  uang  dolar,  disertai  pembulatan  dan jumlah desimal menurut argumen jumlah_desimal.

Penulisan : =DOLLAR(angka, jumlah_desimal)

Contoh : =DOLLAR(22/7,6) menghasilkan $3.142857.

=DOLLAR(22/7,5) menghasilkan $3.14286.

10. Char     : mengubah angka antara 1 sampai 255 menjadi karakter kode ASCII.

Contoh : =CHAR(125) menghasilkan }.

11. Code    : mengubah karakter pertama menjadi kode ASCII.

Contoh : =CODE(“Infor”) menghasilkan 73.

=CODE(“Ikan”) menghasilkan 73 juga.

Catatan  !!!  tanda  koma  (  ,  )  diatas  dapat  juga  diganti  dengan  tanda  titik koma ( ; ), disesuiankan dengan komputer yang dipakai.

Fungsi Bantu Logika

1.   And (Logical 1,logical 2,…,logical 30)

® menghasilkan argument true jika semua logika benar.

2.   Or (Logical 1,logical 2,…,logical 30)

® menghasilkan argument true jika salah satu logika benar.

Sistem Informasi UKDW 2005 - Tutorial Microsoft Excel                                                                                                  10/16

3.   Not (Logical)

® menghasilkan kebalikan logika.

4.   If (Logical Text, Value True, Value False)

® menghasilkan argument dengan pemenuhan syarat yang telah ditentukan.

Contoh Soal :

Carilah rumus formula untuk menghasilkan nilai yang berwarna merah dibawah ini!

Cara pengerjaan :

¾     Huruf Awal pada cell B2 adalah “=Left(A2;1)”

¾     Huruf Tengah pada cell C2 adalah “=Mid(A2;3;1)”

¾     Huruf Akhir pada cell D2 adalah “=Right(A2;1)”

¾     Rumus untuk cell F2 adalah “=If(E2=”MG”;”Matang”;”Mentah”)”

¾     Status pada cell H2 adalah “=If(And(E2=”MG”;G2=”Kuning”);”Jual”;”Buang”)”

Fungsi Absolut

Fungsi penggunaan absolut ini adalah apabila kita tidak ingin referensi cell berubah saat suatu formula  disalin,  buatlah  referensi  cell  absolut  dengan  mengetik  tanda  dillar  ($)  atau  tekan  F4 apabila  pengetikan  referensi  cell  yang  anda  ingin  tidak  berubah.  Seperti  formula  =D4  berubah saat anda salin ke cell lain, tetapi $D$4 selalu merujuk pada cell yang sama.

Contoh Soal

Kasus I

Daftar Pemesanan Buku pada Toko “X”

Cara pengerjaan :

Total = Harga * Jumlah

Maka, Total Benny F2 = =D2*E2

Kasus II

Daftar Pemesanan Buku pada Toko “X” dengan harga semua buku sama

Sistem Informasi UKDW 2005 - Tutorial Microsoft Excel                                                                                                  11/16

Cara pengerjaan :

Total = Harga * Jumlah

Karena harga semua buku sama maka dalam hal ini memerlukan fungsi absolut. Jadi, Total Benny E2 = $D$6*D2.

Untuk   Total   Liesha   sampai   siska,   dapat   dilakukan   penggandaan   rumus   formula   / melakukan copy  rumus  hanya  dengan menggerakkan kursor  ┼  ke bawah.  Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

Data entry

Prinsipnya hampir sama dengan fungsi penggunaan absolut dimana bila kita tidak ingin referensi  cell  berubah  saat  suatu  formula  disalin  namun  keuntungan  lain  menggunakan  data entry adala kemungkinan kita melakukan pencarian referensi antar sheet.

Proses data entry diawali dengan membuat range rekening-rekening transaksi maupun data-data   lain   yang   akan   dipakai   sebagai   patokan   pada   proses   selanjutnya,   proses   ini berlangsung  setelah  user  menuliskan  dan  menamakan  range  rekening-rekening  bersangkutan sebagai berikut :

Contoh rekening-rekening penjualan jenis-jenis buku pada sebuah perpustakaan :

Kode	Nama Buku
001	Komputer
010	Manajemen
011	Akuntansi
100	Teologi
101	Biologi

1.   Menuliskan rekening-rekening diatas

2.   Blokir area cell $A$2:$B$6

3.   Kemudian carilah menu insert, name, define, kemudian akan anda temui menu seperti yang terlihat dibawah ini :

Sistem Informasi UKDW 2005 - Tutorial Microsoft Excel                                                                                                  12/16

Gambar 11. Tampilan hasil Menu Bar Insert ® Name ® Define

4.   Pada menu define name, pada text box names in workbooks anda dipersilahkan untuk menamakan range rekening-rekening yang telah anda buat

5.   Perhatikan pada text box refers to : range yang telah anda buat

6.   Jika telah selesai klik OK

Untuk lebih jelasnya tujuan membuat range pada table yang telah anda buat, anda dipersilahkan untuk  mengganti  sheet.  Berpindahlah  ke  sheet  2  lalu  pada  cell  B1  ketikkan  formula  berikut

=IF(A1<>"",VLOOKUP(A1,buku,2),""). Lalu pada cell A1 coba anda ketikkan salah satu kode, dan

lihat perubahannya.

Fungsi VLOOKUP

Fungsi   Vlookup   merupakan   fungsi  bantuan   references.   Fungsi   Vlookup  dipakai   untuk menghasilkan nilai pada tabel secara vertikal.

Penulisan : =VLOOKUP(nama_baris;tabel;kolom_pencarian;range_lookup)

Sistem Informasi UKDW 2005 - Tutorial Microsoft Excel                                                                                                  13/16

Contoh Soal

Cara pengerjaan :

Pada A8 masukkan nilai NIM terlebih dahulu yang terdapat pada tabel NIM-Nama.

Pada B8 ketikkan formula = VLOOKUP(A8;$ A$2:$B$5;2;0).

Fungsi HLOOKUP

Fungsi  Hlookup  merupakan  fungsi  bantuan  references  juga.  Fungsi  Hlookup  dipakai  untuk menghasilkan nilai pada tabel secara horizontal.

Penulisan : =HLOOKUP(nama_kolom;tabel;baris_pencarian;range_lookup)

Contoh Soal

Cara pengerjaan :

Pada C6 ketikkan formula

=HLOOKUP(B6;$B$1:$F$

3;2;0).

LOOKUP VALUE

Pada  prinsipnya  sama  dengan  Vlookup,  namun  pada  lookup  value  ini  memungkinkan  kita untuk mengambil beberapa data dari tabel lain sabagai referensi / patokan.

Contoh Soal

Dari 2 tabel yakni tabel peminjaman dan tabel buku akan dibuat Daftar Peminjaman Buku.

Sistem Informasi UKDW 2005 - Tutorial Microsoft Excel                                                                                                  14/16

Cara pengerjaan :

¾     Nama pada cell B11 adalah =VLOOKUP(A11;$A$2:$D$5;2;0)

¾     Perihal pada cell D11 adalah = VLOOKUP(C11;$F$2:$H$5;2;0)

¾     Judul pada cell E11 adalah = VLOOKUP(C11;$F$2:$H$5;3;0)

Latihan

1. Carilah rumus formula untuk menghasilkan nilai yang benar pada cell yang kosong dibawah ini!

Data Asal Mahasiswa UKDW Angkatan 2005/2006

No.	Jurusan	Sumatera	Jawa	Kaliman Tan	Daerah lainnya	Jumlah
1.	Teologia	22	83	32	28
2.	Biologi	21	33	10	66
3.	Eko. Akuntansi	30	72	41	22
4.	Eko. Manajemen	16	34	97	23
5.	T. Arsitektur	38	19	35	8
6.	T. Informatika	53	164	39	29
7.	Sistem Informasi	17	36	10	12
Total jumlah
Rata-rata
Max
Min
Jumlah Jurusan

Sistem Informasi UKDW 2005 - Tutorial Microsoft Excel                                                                                                  15/16

2. Carilah rumus formula untuk menghasilkan nilai yang benar pada cell yang kosong dibawah ini!

Plat No.	Kode Kota	Kota	Kode Wil.	Cara Bayar	Harga	Hadiah	Diskon
B12GR				Credit	5500000
AB345KL				Cash	7000000
AD102SB				Cash	4000000
B67KG				Credit	6500000
AD789KW				Cash	7500000

Ketentuan :

¾     Kode kota diambil dari 2 digit dari kiri pada plat nomor

¾     Kota diperoleh dengan ketentuan :

∼      Jika B maka Jakarta

∼      Jika AB maka Yogyakarta

∼      Jika Ad maka Solo

¾     Kode Wilayah diambil dari 2 digit dari kanan pada plat nomor

¾     Jika pambayaran Credit dan harga >6000000, maka hadiahnya oli, jika tidak maka tidak memperoleh hadiah.

¾     Jika pambayaran Cash dan harga >5000000, maka diskon 500000, jika tidak maka tidak dapat diskon (diskon=0).

Sistem Informasi UKDW 2005 - Tutorial Microsoft Excel                                                                                                  16/16